Quyết toán thuế năm 2026: lịch, hồ sơ, công cụ

Văn bản áp dụng cho kỳ quyết toán năm 2026

Với thuế TNDN, căn cứ chính là Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 (sửa đổi bởi Luật 09/2026/QH16), Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật và Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa Nghị định 320, cùng Thông tư 20/2026/TT-BTC về chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế. Với thuế TNCN, quy định về thu nhập từ tiền lương, tiền công của Luật 109/2025/QH15 áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, nên quyết toán năm 2026 dùng biểu thuế và mức giảm trừ mới cho cả mười hai tháng.

Về thủ tục, hồ sơ quyết toán nộp trong năm 2027 theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Phụ lục I Thông tư 89 có tờ khai 03/TNDN cùng các phụ lục, tờ khai 05/QTT-TNCN và bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN, giấy ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN. Giao dịch liên kết của kỳ 2026 theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Về sổ sách, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay chế độ kế toán doanh nghiệp từ năm tài chính 2026; doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp siêu nhỏ có thể chọn Thông tư 58/2026/TT-BTC. Báo cáo tài chính năm 2026 là bộ đầu tiên lập theo chế độ mới đối với nhiều doanh nghiệp, nên việc chuyển số dư và đổi tên chỉ tiêu cần làm xong trước khi lập tờ khai quyết toán.

• Thuế TNDN: Luật 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Nghị định 141/2026/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC.
• Thuế TNCN: Luật 109/2025/QH15, Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC.
• Thủ tục và mẫu biểu: Luật 108/2025/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC.
• Giao dịch liên kết: Nghị định 255/2026/NĐ-CP, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Hạn nộp hồ sơ quyết toán năm 2026

Hồ sơ quyết toán năm của thuế TNDN và hồ sơ quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập có hạn tính từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính (Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 10). Hạn nộp tiền thuế còn phải nộp theo quyết toán trùng hạn nộp hồ sơ (Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 Điều 14). Khi ngày cuối của thời hạn rơi vào ngày nghỉ, hạn lùi sang ngày làm việc tiếp theo. Bảng dưới lấy từ lịch hạn đang áp dụng và đã lùi qua ngày nghỉ đã công bố.

Doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch tính hạn theo ngày kết thúc năm tài chính của mình. Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN có hạn riêng, xem trong công cụ tự quyết toán và thông báo của cơ quan thuế quản lý.

Quyết toán thuế TNDN: ai phải làm và điểm mới

Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh trong năm lập tờ khai quyết toán thuế TNDN 03/TNDN, kể cả khi lỗ hoặc không phát sinh số thuế phải nộp. Thu nhập tính thuế bằng thu nhập chịu thuế trừ thu nhập miễn thuế và lỗ được kết chuyển (Luật 67/2025 Điều 7). Thuế suất xét theo tổng doanh thu năm trước liền kề (Luật 67/2025 Điều 10, Nghị định 320/2025 Điều 11), nên số doanh thu năm 2025 cần được chốt trước khi chọn bậc thuế suất cho năm 2026.

Nghị định 141/2026/NĐ-CP bổ sung khoản 15 Điều 4 Nghị định 320/2025: thu nhập của doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề không vượt mức quy định thuộc diện miễn thuế TNDN, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Quy định có ngoại lệ cho công ty con hoặc doanh nghiệp có quan hệ liên kết với doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện, và có quy định chuyển tiếp cho số đã tạm nộp quý I/2026 và cho kỳ tính thuế năm 2025 kết thúc sau 01/01/2026. Doanh nghiệp thuộc diện này vẫn cần đối chiếu điều kiện với kế toán hoặc chuyên gia và giữ hồ sơ chứng minh doanh thu.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập có thể thuộc diện ưu đãi theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn; điều kiện có trường hợp loại trừ, nên kiểm tra trước khi ghi số miễn trên tờ khai. Các ưu đãi theo dự án, địa bàn, ngành nghề kê khai ở phụ lục riêng của tờ khai quyết toán.

Rà soát số thuế TNDN đã tạm nộp

Tổng số thuế TNDN đã tạm nộp của bốn quý không được thấp hơn tỷ lệ tối thiểu so với số thuế phải nộp theo quyết toán (Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 24). Phần tạm nộp còn thiếu so với mức tối thiểu bị tính tiền chậm nộp kể từ ngày tiếp theo hạn tạm nộp quý cuối cùng đến ngày nộp số còn thiếu. Vì vậy, trước hạn tạm nộp quý 4, kế toán nên ước tính thuế cả năm từ số liệu mười một tháng và nộp bổ sung nếu cần.

Doanh nghiệp thuộc diện miễn thuế TNDN theo doanh thu năm trước không có mức tạm nộp tối thiểu; số đã tạm nộp quý I/2026 được xử lý như số nộp thừa theo quy định chuyển tiếp của Nghị định 141/2026. Doanh nghiệp được gia hạn nộp tiền thuế tạm nộp theo Nghị định 245/2026/NĐ-CP tính hạn nộp tiền theo hạn đã gia hạn, hạn khai giữ nguyên.

Chuyển lỗ và phụ lục chuyển lỗ

Doanh nghiệp có lỗ được chuyển lỗ sang các năm sau, trừ vào thu nhập tính thuế, liên tục trong số năm luật cho phép kể từ năm tiếp theo năm phát sinh lỗ (Luật 67/2025 Điều 16). Lỗ của năm cũ trừ trước, phần lỗ đã quá hạn chuyển không còn được tính. Số lỗ chuyển kỳ này kê trên phụ lục chuyển lỗ 03-2/TNDN kèm tờ khai quyết toán.

Kế toán nên giữ bảng theo dõi lỗ theo từng năm phát sinh: số lỗ theo quyết toán, số đã chuyển các kỳ trước, số còn được chuyển. Khi quyết toán của năm phát sinh lỗ được khai bổ sung hoặc bị điều chỉnh sau kiểm tra, số lỗ còn được chuyển cũng thay đổi theo, nên bảng theo dõi cần cập nhật cùng lúc với hồ sơ khai bổ sung.

Giao dịch liên kết và chi phí lãi vay

Từ kỳ tính thuế năm 2026, quản lý thuế đối với giao dịch liên kết theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP, thay Nghị định 132/2020/NĐ-CP và Nghị định 20/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp có giao dịch liên kết kê khai thông tin quan hệ liên kết và giao dịch liên kết ở phụ lục kèm tờ khai quyết toán, trừ trường hợp thuộc diện miễn kê khai. Việc miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết xét theo các điều kiện về doanh thu, giá trị giao dịch và đặc điểm doanh nghiệp tại Điều 20 của Nghị định.

Chi phí lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết bị giới hạn theo tỷ lệ trên lợi nhuận thuần cộng chi phí lãi vay và khấu hao; phần vượt được chuyển sang kỳ sau trong số năm quy định. Một số khoản vay được loại trừ khỏi giới hạn này. Phần lãi vay vượt trần cần điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế trên tờ khai, và cần được theo dõi để trừ ở các kỳ sau.

Quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập

Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán thuế TNCN cho số thuế đã khấu trừ và quyết toán thay cho người lao động đã ủy quyền (Nghị định 253/2026/NĐ-CP Điều 51). Hồ sơ gồm tờ khai 05/QTT-TNCN và bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 89/2026. Tổ chức không trả thu nhập trong năm thì xem thêm trường hợp không phải quyết toán trong Điều 51.

Quyết toán năm 2026 tính thuế cả năm theo biểu và mức giảm trừ mới. Những tháng đầu năm đã khai theo quy định cũ được điều chỉnh vào hồ sơ quyết toán năm 2026 (Nghị định 253/2026 Điều 70 khoản 2). Thu nhập chịu thuế năm bằng tổng thu nhập chịu thuế các tháng; giảm trừ người phụ thuộc tính theo số tháng đã đăng ký. Khoản giảm trừ chi khám chữa bệnh, chi giáo dục theo Điều 49 chỉ xét khi quyết toán.

Người lao động có hợp đồng lao động đủ thời hạn được cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cả năm; người đã ủy quyền quyết toán cho tổ chức thì không lập chứng từ (Nghị định 254/2026/NĐ-CP Điều 24). Số trên bảng kê 05-1/BK, tổng các tờ khai quý 05/KK-TNCN và sổ tài khoản thuế TNCN nên khớp nhau trước khi nộp.

Ủy quyền quyết toán hay tự quyết toán

Nghị định 253/2026 Điều 51 khoản 2 nêu điều kiện để cá nhân cư trú ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập: thời hạn hợp đồng lao động, đang làm việc tại tổ chức vào thời điểm quyết toán (kể cả khi tổ chức sáp nhập, chia tách và người lao động được điều chuyển), thu nhập vãng lai ở nơi khác không vượt mức bình quân tháng quy định và đã được khấu trừ. Mức thu nhập vãng lai cho phép được nâng so với các năm trước.

Theo Điều 51 khoản 3, cá nhân đề nghị giảm thuế hoặc có khoản giảm trừ chi khám chữa bệnh, chi giáo dục muốn áp dụng thì tự quyết toán với cơ quan thuế, không ủy quyền. Người có thu nhập từ nhiều nơi không thuộc trường hợp trên cũng tự quyết toán, cộng thu nhập và số thuế đã khấu trừ theo chứng từ khấu trừ điện tử của từng nơi.

Kế toán nên lập danh sách điều kiện ủy quyền cho từng nhân viên ngay từ tháng 12: thời hạn hợp đồng, ngày nghỉ việc, thu nhập ở nơi khác, khoản giảm trừ muốn khai. Người thiếu thông tin cần được hỏi lại trước khi nhận giấy ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ quyết toán thuế TNDN đi cùng báo cáo tài chính năm. Thông tin trên tờ khai, phụ lục và báo cáo tài chính cần thống nhất: doanh thu, chi phí, lợi nhuận kế toán trước thuế, thuế đã tạm nộp. Những khoản điều chỉnh giữa lợi nhuận kế toán và thu nhập chịu thuế cần có bảng giải thích riêng để trả lời khi cơ quan thuế hỏi.

Một bộ hồ sơ làm việc nội bộ đầy đủ giúp rút ngắn thời gian quyết toán và chuẩn bị cho kiểm tra sau này.

• Báo cáo tài chính năm, bảng cân đối số phát sinh và thuyết minh theo chế độ kế toán đang áp dụng.
• Tờ khai 03/TNDN và các phụ lục: kết quả kinh doanh, chuyển lỗ, ưu đãi, giao dịch liên kết, phân bổ cho đơn vị phụ thuộc nếu có.
• Bảng đối chiếu doanh thu trên sổ với hóa đơn bán ra và tờ khai thuế GTGT các kỳ.
• Bảng kê chi phí có hóa đơn, chứng từ thanh toán; danh sách khoản chi cần điều chỉnh khi tính thuế.
• Sổ tài sản cố định, bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước của năm.
• Tờ khai 05/QTT-TNCN, bảng kê 05-1/BK, giấy ủy quyền của người lao động, chứng từ khấu trừ đã cấp.
• Giấy nộp tiền, xác nhận số đã nộp và bảng đối chiếu số phải nộp với số đã nộp của từng loại thuế.

Những lỗi hay gặp khi quyết toán

Phần lớn chênh lệch phát hiện khi kiểm tra quyết toán đến từ việc số liệu giữa các hồ sơ không khớp, không phải từ cách tính thuế. Rà soát theo danh sách dưới đây trước khi nộp giúp giảm việc phải khai bổ sung.

• Dùng doanh thu năm hiện tại thay cho doanh thu năm trước liền kề khi xét bậc thuế suất hoặc điều kiện miễn thuế.
• Chuyển lỗ của năm đã hết thời hạn chuyển, hoặc chuyển lỗ không theo thứ tự năm phát sinh.
• Khoản chi tiền mặt từ mức quy định trở lên, khoản chi không có hóa đơn hợp lệ vẫn ghi vào chi phí khi tính thuế mà không điều chỉnh.
• Bỏ quên phụ lục giao dịch liên kết khi có bên liên kết, hoặc không điều chỉnh phần lãi vay vượt trần.
• Tổng thuế TNCN trên tờ khai quyết toán khác tổng các tờ khai quý đã nộp mà không giải thích được.
• Nhận ủy quyền của người có khoản giảm trừ chi khám chữa bệnh, chi giáo dục hoặc có thu nhập vãng lai vượt mức.
• Báo cáo tài chính lập theo chế độ kế toán mới nhưng tờ khai và phụ lục lấy số theo tài khoản cũ.

Câu hỏi thường gặp