4 bước xử lý mỗi tháng
- Bước 1
Liệt kê khoản chi nước ngoài
Lấy từ sao kê thẻ, sao kê tài khoản. Đây là chỗ dễ sót nhất.
- Bước 2
Gom đủ hóa đơn
Hóa đơn của từng nhà cung cấp, thường nằm trong tài khoản do phòng marketing hoặc kỹ thuật giữ.
- Bước 3
Xác định dữ kiện
Mua trực tiếp hay qua đơn vị Việt Nam, nhà cung cấp đã đăng ký thuế Việt Nam chưa, giá đã gồm thuế chưa, loại dịch vụ.
- Bước 4
Tính, khai và nộp
Khai theo kỳ. Lưu hóa đơn, chứng từ thanh toán và điều khoản dịch vụ để xuất trình khi thanh tra.
Theo loại dịch vụ và nhà cung cấp
Tình huống thường gặp
- Nhân viên trả dịch vụ nước ngoài bằng thẻ cá nhânNhiều khoản quảng cáo, phần mềm do nhân viên trả bằng thẻ cá nhân rồi xin hoàn tiền. Đây vẫn là chi phí của doanh nghiệp và cần đủ chứng từ.
- Chưa từng khai thuế nhà thầu cho chi phí nước ngoàiNhiều doanh nghiệp chỉ biết mình có nghĩa vụ thuế nhà thầu khi kiểm toán hoặc thanh tra. Rà soát sớm thì còn thời gian gom chứng từ và tính phương án khai bổ sung.
- Mua dịch vụ nước ngoài qua đại lý, agency tại Việt NamKhoản chi cho Facebook hay Microsoft chưa hẳn là mua từ nước ngoài. Nếu bạn mua qua đơn vị tại Việt Nam và nhận hóa đơn GTGT Việt Nam thì kênh mua đã khác.
- Không có hóa đơn, chỉ có biên lai hoặc sao kêNhiều nền tảng chỉ phát hành biên lai thanh toán, hoặc hóa đơn nằm trong tài khoản do người khác giữ. Thiếu chứng từ thì hồ sơ yếu khi cơ quan thuế hỏi.
- Trả trước theo năm, nạp credit, hoàn tiềnThuê bao năm, nạp tiền trước cho tài khoản quảng cáo hay API, tiền hoàn lại, credit khuyến mãi đều làm số tiền trên hóa đơn và sao kê lệch nhau.
Câu hỏi thường gặp
Thuế nhà thầu là gì?
Là cách gọi chung thuế GTGT và thuế TNDN đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài có thu nhập phát sinh tại Việt Nam từ hợp đồng với bên Việt Nam. Từ 01/07/2026, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mua dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài qua kênh thương mại điện tử, nền tảng số là bên khấu trừ, nộp thay thuế GTGT và TNDN (Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 43); hóa đơn đã ghi thuế GTGT do nhà cung cấp thu thì cách xử lý tùy từng trường hợp, cần kế toán hoặc chuyên gia xác nhận. Trước 01/07/2026, nếu nhà cung cấp đã đăng ký thuế và tự khai tại Việt Nam thì bên Việt Nam thường không nộp thay. Từ 01/07/2026, việc khai, nộp thay theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC (tờ khai 01/NTNN, NCCNN); thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 2024 và Thông tư 69/2025/TT-BTC, thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Khoản thanh toán trước 01/07/2026 xét theo văn bản có hiệu lực lúc đó, trong đó có Thông tư 103/2014/TT-BTC.
Doanh nghiệp nhỏ chỉ chạy quảng cáo Facebook, Google có phải quan tâm không?
Với Facebook (Meta), TikTok mua trực tiếp từ pháp nhân nước ngoài thì có thể có. Quảng cáo, phần mềm, AI, cloud mua từ nước ngoài là những khoản hay bị sót. Google Ads thì khác: từ 01/04/2025, Công ty TNHH Google Việt Nam xuất hóa đơn GTGT điện tử nên đây là mua trong nước. Chỉ hóa đơn trước ngày này (Google Asia Pacific, Singapore) mới cần xem xét thuế nhà thầu. Kết luận còn tùy kênh mua và chứng từ thực tế.
Ước tính trên KEKHAI dựa vào đâu?
Số liệu lấy từ hóa đơn. Thuế suất và cách tính lấy từ quy tắc đã được chuyên gia duyệt, có phiên bản và căn cứ. Thiếu dữ kiện nào, KEKHAI hỏi lại dữ kiện đó. Kết quả là số ước tính để kế toán đối chiếu.
Nếu trước giờ chưa khai thì sao?
Nên rà soát sớm. Tài khoản KEKHAI có dự án khắc phục: gom chi phí các kỳ trước, ước tính tiền chậm nộp và làm việc cùng chuyên gia thuế về phương án khai bổ sung.
Ước tính thuế nhà thầu từ hóa đơn của bạn
Tải hóa đơn PDF hoặc ZIP. Miễn phí, không cần đăng ký.
Tải hóa đơn ngayThông tin tham khảo, không phải tư vấn thuế. Quy định và chính sách của nhà cung cấp có thể đã thay đổi, nên hỏi lại kế toán hoặc chuyên gia thuế trước khi khai.