Điều khoản sử dụng

Điều khoản này áp dụng khi bạn dùng website và ứng dụng KEKHAI, gồm cả công cụ kiểm tra hóa đơn, kiểm tra sao kê miễn phí không cần đăng nhập. Khi tạo tài khoản hoặc tiếp tục sử dụng, bạn đồng ý với điều khoản này và Chính sách quyền riêng tư.

Nếu bạn dùng KEKHAI thay mặt một doanh nghiệp, bạn xác nhận mình được doanh nghiệp đó cho phép.

KEKHAI giúp doanh nghiệp quản lý khoản chi dịch vụ nước ngoài: gom và đọc hóa đơn, đối chiếu sao kê để biết khoản nào còn thiếu hóa đơn, đề xuất thuế nhà thầu theo quy tắc đã được chuyên gia duyệt, quản lý hồ sơ đến khi kê khai và lưu chứng từ phục vụ thanh tra.

• Số thuế trên KEKHAI là đề xuất, ước tính cho tới khi kế toán của bạn duyệt. Kết quả của công cụ miễn phí luôn là ước tính.
• Thuế suất và cách tính chỉ lấy từ quy tắc đã được người có chuyên môn duyệt. Chưa có quy tắc phù hợp hoặc thiếu dữ kiện thì KEKHAI ghi rõ “cần bổ sung” hoặc “cần chuyên gia” và không đưa ra con số.
• KEKHAI không tự nộp tờ khai, không tự nộp tiền thuế thay doanh nghiệp. Dữ liệu tờ khai do KEKHAI chuẩn bị là bảng để kế toán đối chiếu. Kế toán tự kê khai trên hệ thống của cơ quan thuế.
• Nội dung hướng dẫn trên website là thông tin tham khảo, không phải tư vấn thuế cho trường hợp cụ thể của bạn. Ý kiến chuyên môn chỉ có khi bạn dùng dịch vụ chuyên gia, do chuyên gia được phân công ký trên đúng hồ sơ đó.

• Bạn giữ bí mật thông tin đăng nhập và chịu trách nhiệm về mọi thao tác bằng tài khoản của mình. Báo ngay cho KEKHAI nếu nghi tài khoản bị dùng trái phép.
• Chủ tổ chức quyết định ai được mời, vai trò của từng người, cài đặt của tổ chức (đọc hóa đơn PDF qua dịch vụ bên ngoài, góp dữ liệu ẩn danh, bốn mắt khi duyệt…) và việc ủy quyền cho kế toán dịch vụ hoặc đại lý thuế (thu hồi được bất cứ lúc nào).
• Mọi thao tác quan trọng trên hồ sơ (duyệt, xuất, tải file, đổi quyền) được ghi vào nhật ký kiểm toán, không sửa, không xóa được.

• Chứng từ, sao kê, hồ sơ thuế bạn đưa lên thuộc về doanh nghiệp của bạn. KEKHAI chỉ xử lý để cung cấp dịch vụ, theo Chính sách quyền riêng tư.
• Bạn bảo đảm có quyền đưa các dữ liệu đó lên KEKHAI. Không tải lên mã CVV, OTP, mật khẩu ngân hàng hay mật khẩu tài khoản nền tảng; KEKHAI không cần các thông tin này. File sao kê có thể chứa số thẻ đầy đủ: KEKHAI lưu nguyên file gốc ở kho riêng theo mục Lưu trữ của Chính sách quyền riêng tư, cơ sở dữ liệu chỉ giữ 4 số cuối.
• Khi doanh nghiệp bật “Góp dữ liệu ẩn danh”, KEKHAI được dùng các đặc điểm ẩn danh của hóa đơn nhà cung cấp (không số tiền, không thông tin bên mua) để cải thiện danh bạ nhà cung cấp chung. Chủ tổ chức tắt được trong Cài đặt.
• Bạn tải được chứng từ của mình bất cứ lúc nào (kho hóa đơn ZIP, báo cáo, nhật ký kiểm toán).
• Với dữ liệu cá nhân trong chứng từ, sao kê, bảng lương bạn đưa lên, doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu và KEKHAI là bên xử lý, theo Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân dưới đây.
• Nghĩa vụ lưu chứng từ kế toán (5 năm hoặc 10 năm theo Luật Kế toán) là của doanh nghiệp. KEKHAI lưu chứng từ và file tải lên theo mục Lưu trữ của Chính sách quyền riêng tư (kể cả sau khi chấm dứt dịch vụ), nhưng bản lưu trên KEKHAI không thay doanh nghiệp làm nghĩa vụ lưu trữ, trừ khi hai bên có thỏa thuận lưu trữ riêng bằng văn bản.

Mục này là thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân giữa doanh nghiệp dùng KEKHAI (bên kiểm soát) và đơn vị vận hành KEKHAI (bên xử lý), theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Thỏa thuận áp dụng cho dữ liệu cá nhân doanh nghiệp đưa lên tài khoản, có hiệu lực từ khi doanh nghiệp tạo tổ chức trên KEKHAI và tới khi KEKHAI không còn lưu dữ liệu của doanh nghiệp (kể cả sau khi chấm dứt dịch vụ, theo mục 3). Với tài khoản đăng nhập và công cụ miễn phí, KEKHAI là bên kiểm soát theo Chính sách quyền riêng tư.

1. Mục đích xử lý. KEKHAI chỉ xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp: đọc chứng từ, đối chiếu sao kê, nhận diện nhà cung cấp, đề xuất thuế, quản lý hồ sơ, lập bút toán và báo cáo, lưu và xuất chứng từ, gửi thư thay doanh nghiệp khi doanh nghiệp bấm gửi (yêu cầu hóa đơn, xác nhận công nợ, phiếu lương, thư nhắc thanh toán). KEKHAI không bán dữ liệu, không dùng dữ liệu để quảng cáo, không dùng cho mục đích riêng ngoài việc góp dữ liệu ẩn danh về nhà cung cấp khi doanh nghiệp bật.

2. Chủ thể và loại dữ liệu.

• Người dùng của doanh nghiệp: họ tên, email, vai trò, thao tác trên hồ sơ.
• Chủ thẻ, người được tạm ứng: 4 số cuối thẻ, tên gợi nhớ của thẻ, các dòng sao kê liên quan (ngày, diễn giải, số tiền). Với thẻ cá nhân, chỉ các dòng chủ thẻ chọn và đồng ý.
• Người lao động khi doanh nghiệp gửi phiếu lương: họ tên, email, các cột lương doanh nghiệp chọn (KEKHAI lưu nội dung thư đã gửi).
• Đầu mối của nhà cung cấp, khách hàng, khách của agency: tên, mã số thuế, địa chỉ, email, số điện thoại có trên chứng từ hoặc doanh nghiệp nhập, câu trả lời xác nhận công nợ.
• Thông tin cá nhân có trong chứng từ, sao kê, tờ khai doanh nghiệp tải lên.

Sao kê và thông tin thẻ là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. KEKHAI không ghi các dòng sao kê không liên quan vào cơ sở dữ liệu và che số thẻ còn 4 số cuối trong dữ liệu đã đọc. File sao kê gốc (gồm mọi dòng, có thể có số thẻ đầy đủ) được lưu nguyên ở kho riêng, chỉ quản trị KEKHAI tải được, mỗi lần tải ghi nhật ký.

3. Thời hạn xử lý và lưu trữ. KEKHAI lưu dữ liệu và file tải lên không thời hạn, kể cả sau khi chủ tổ chức yêu cầu chấm dứt dịch vụ. Mỗi file tải lên được giữ ít nhất 90 ngày kể từ lúc tải lên, trong thời gian đó doanh nghiệp và quản trị KEKHAI không xóa được file; KEKHAI chỉ xóa file có mã độc và dữ liệu theo yêu cầu xóa hợp lệ của chủ thể dữ liệu, như mô tả ở mục Lưu trữ của Chính sách quyền riêng tư. Nhật ký kiểm toán, nhật ký hoạt động và các bản ghi làm bằng chứng không sửa, không xóa được.

4. Cơ sở pháp lý. Doanh nghiệp bảo đảm có cơ sở hợp pháp cho dữ liệu cá nhân đưa lên KEKHAI: đồng ý của chủ thể dữ liệu, hoặc trường hợp không cần đồng ý theo Điều 19 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (ví dụ thực hiện thỏa thuận với chủ thể, nghĩa vụ kế toán, thuế theo pháp luật). KEKHAI xử lý trên cơ sở thỏa thuận này, theo Điều 37 khoản 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu.

• KEKHAI chỉ xử lý theo thỏa thuận này và theo thao tác của doanh nghiệp, áp dụng các biện pháp ở mục Bảo vệ dữ liệu của Chính sách quyền riêng tư, tách dữ liệu theo tổ chức, phân quyền theo vai trò và ghi nhật ký kiểm toán.
• KEKHAI dùng các bên xử lý phụ ở bảng dưới đây, chỉ gửi phần dữ liệu cần cho việc của từng bên. Khi thay hoặc thêm bên xử lý phụ, KEKHAI cập nhật danh sách này trước khi áp dụng.
• Doanh nghiệp quyết định ai được vào tổ chức và vai trò của từng người, chỉ đưa lên dữ liệu cần cho công việc, không tải lên CVV, OTP hay mật khẩu. Chủ tổ chức quyết định có dùng AI đọc chứng từ hay không (Cài đặt).

Máy chủ, cơ sở dữ liệu và kho file chứng từ đặt tại DigitalOcean, Singapore (chờ xác nhận nơi đặt máy chủ chính thức). Bên xử lý phụ:

6. Thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu. Doanh nghiệp tự xem, sửa, tải về phần lớn dữ liệu bằng các chức năng của KEKHAI; file tải lên không tự xóa được (mục 3). Khi KEKHAI nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu liên quan tới dữ liệu doanh nghiệp đưa lên, KEKHAI chuyển yêu cầu tới doanh nghiệp và hỗ trợ doanh nghiệp trả lời trong thời hạn của Nghị định 356/2025 (xem mục Quyền của bạn).

7. Phối hợp khi có vi phạm. KEKHAI thông báo kịp thời cho doanh nghiệp khi phát hiện vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân liên quan tới dữ liệu của doanh nghiệp, kèm thông tin đã biết về dữ liệu bị ảnh hưởng và việc đã làm để ngăn chặn, để doanh nghiệp thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong 72 giờ kể từ khi phát hiện. Doanh nghiệp báo cho KEKHAI khi phát hiện vi phạm liên quan tới KEKHAI. Hai bên phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền trong xử lý vi phạm.

8. Trách nhiệm. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý, việc thông báo và lấy đồng ý của chủ thể dữ liệu. KEKHAI chỉ chịu trách nhiệm khi vi phạm nghĩa vụ của bên xử lý trong thỏa thuận này, trong giới hạn ở mục Giới hạn trách nhiệm bồi thường. Doanh nghiệp bồi hoàn cho KEKHAI theo mục Bồi hoàn khi khiếu nại phát sinh từ dữ liệu hoặc chỉ dẫn của doanh nghiệp.

• Kiểm tra hóa đơn và kiểm tra sao kê không cần tài khoản. KEKHAI lưu file tải lên (kể cả file sao kê gốc) và số liệu đọc được không thời hạn để đọc lại khi sửa lỗi đọc và làm bằng chứng khi cần đối chiếu; file không xóa được trong ít nhất 90 ngày kể từ lúc tải lên, trừ file có mã độc và yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân hợp lệ.
• Để chống lạm dụng, KEKHAI giới hạn số lượt, số file và dung lượng, và có thể yêu cầu xác minh chống bot.
• Kết quả là ước tính để tham khảo, không thay cho tờ khai đã được kế toán hoặc chuyên gia duyệt. Người dùng tự chịu trách nhiệm khi dùng kết quả, KEKHAI không bồi thường cho việc dùng công cụ miễn phí (xem mục Giới hạn trách nhiệm bồi thường).

KEKHAI hiện chưa thu phí. Mọi tài khoản dùng dịch vụ không mất phí. Mỗi tổ chức có hạn mức sử dụng để chống lạm dụng. Hạn mức mặc định:

• 1 pháp nhân, 20 hóa đơn và 1 sao kê tải lên mỗi tháng.
• Cần nhiều hơn, liên hệ KEKHAI để được tăng hạn mức. KEKHAI có quyền đồng ý hoặc từ chối, và có thể giảm lại khi phát hiện lạm dụng.
• Khi chạm hạn mức, KEKHAI chỉ chặn tạo mới. Dữ liệu đã có vẫn xem và tải được.
• Nếu sau này KEKHAI thu phí, KEKHAI thông báo trước và chỉ tính phí khi doanh nghiệp đồng ý bằng văn bản hoặc trên hệ thống. Trước thời điểm đó, toàn bộ việc dùng KEKHAI là dịch vụ không thu phí theo mục Giới hạn trách nhiệm bồi thường.

Bạn không được:

• Truy cập hoặc tìm cách truy cập dữ liệu của tổ chức khác, dò quét lỗ hổng, vượt qua giới hạn truy cập hay cơ chế chống bot.
• Tải lên mã độc hoặc tệp không phải chứng từ của doanh nghiệp.
• Dùng KEKHAI cho mục đích trái pháp luật, hoặc dùng link chia sẻ, link hướng dẫn để thu thập dữ liệu của người khác.

KEKHAI có thể tạm khóa truy cập để bảo vệ hệ thống và người dùng khác khi phát hiện vi phạm, và sẽ thông báo lý do khi có thể.

• Doanh nghiệp và kế toán của doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về số liệu kê khai, việc nộp thuế, thời hạn với cơ quan thuế và mọi quyết định dựa trên kết quả của KEKHAI. Doanh nghiệp kiểm tra lại số liệu trước khi kê khai.
• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính đúng, đủ và hợp pháp của chứng từ, sao kê, dữ liệu đưa lên, và về câu trả lời cho các câu hỏi bổ sung. Kết quả đọc chứng từ (kể cả đọc tự động) phải được người dùng kiểm tra trước khi xác nhận.
• KEKHAI chịu trách nhiệm vận hành dịch vụ theo mô tả: dùng quy tắc thuế đã duyệt, cách tính xem được từng bước, bảo vệ dữ liệu theo Chính sách quyền riêng tư.
• Khi doanh nghiệp dùng dịch vụ chuyên gia, ý kiến chuyên môn do chuyên gia hoặc đại lý thuế được phân công ký và chịu trách nhiệm. KEKHAI không phải bên đưa ra ý kiến đó. Khiếu nại về nội dung ý kiến gửi tới chuyên gia hoặc đại lý thuế theo thỏa thuận của dịch vụ chuyên gia, KEKHAI hỗ trợ cung cấp hồ sơ.

Trong phạm vi pháp luật cho phép, KEKHAI cung cấp dịch vụ và công cụ miễn phí theo hiện trạng. KEKHAI không bảo đảm:

• cơ quan thuế chấp nhận cách tính, tờ khai hoặc hồ sơ lập bằng KEKHAI,
• quy tắc, tham số, mẫu biểu luôn cập nhật ngay khi có văn bản pháp luật mới. KEKHAI cập nhật sau khi văn bản được rà soát và duyệt,
• thông tin từ nguồn bên ngoài (tra cứu mã số thuế, tỷ giá, danh bạ nhà cung cấp, kết quả đọc tự động) luôn chính xác,
• dịch vụ chạy liên tục, không gián đoạn và không có lỗi. KEKHAI không cam kết thời gian hoạt động trừ khi hợp đồng dịch vụ ghi rõ.

Trong phạm vi pháp luật cho phép:

• KEKHAI không bồi thường các khoản sau, dù phát sinh từ việc dùng hay không dùng được dịch vụ: tiền thuế phải nộp, nộp bổ sung hoặc bị truy thu; tiền chậm nộp; tiền phạt vi phạm hành chính; chi phí khai bổ sung, giải trình, thanh tra; lợi nhuận, doanh thu, cơ hội kinh doanh bị mất; thiệt hại gián tiếp hoặc phát sinh hệ quả.
• Với dịch vụ không thu phí, gồm mọi tài khoản trong thời gian KEKHAI chưa thu phí, công cụ miễn phí và nội dung hướng dẫn trên website, KEKHAI không chịu trách nhiệm bồi thường dưới bất kỳ hình thức nào.
• Với dịch vụ có thu phí theo thỏa thuận, tổng trách nhiệm bồi thường của KEKHAI cho mọi yêu cầu phát sinh từ dịch vụ không vượt quá số phí doanh nghiệp đã thực trả cho KEKHAI trong 3 tháng liền trước sự kiện gây thiệt hại. Biện pháp khắc phục trước tiên là KEKHAI sửa lỗi hoặc thực hiện lại phần dịch vụ bị lỗi.
• KEKHAI không chịu trách nhiệm về thiệt hại do doanh nghiệp, người dùng của doanh nghiệp, người được doanh nghiệp ủy quyền gây ra, do lộ thông tin đăng nhập, do dữ liệu đưa lên sai hoặc thiếu, do làm theo kết quả mà không kiểm tra.
• KEKHAI không chịu trách nhiệm về gián đoạn hoặc sự cố của nhà cung cấp hạ tầng, mạng, email, dịch vụ đọc tài liệu và các bên xử lý phụ khác, trừ phần thuộc lỗi của KEKHAI.
• Không áp dụng phạt vi phạm hợp đồng giữa doanh nghiệp và KEKHAI, trừ khi hai bên ký hợp đồng riêng có điều khoản phạt.
• Các giới hạn trên không áp dụng cho thiệt hại do KEKHAI cố ý gây ra và các trường hợp pháp luật không cho phép giới hạn. Khi đó trách nhiệm chỉ ở mức tối thiểu pháp luật bắt buộc.

Doanh nghiệp bồi hoàn cho KEKHAI và đơn vị vận hành mọi thiệt hại, chi phí hợp lý (gồm chi phí luật sư) và khoản phải trả cho bên thứ ba phát sinh từ:

• việc doanh nghiệp đưa lên hoặc yêu cầu KEKHAI xử lý dữ liệu cá nhân mà không có cơ sở hợp pháp, không có đồng ý cần thiết hoặc không thông báo cho chủ thể dữ liệu,
• khiếu nại của người lao động, chủ thẻ, nhà cung cấp, khách hàng của doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước liên quan tới dữ liệu và chỉ dẫn của doanh nghiệp,
• việc doanh nghiệp hoặc người dùng của doanh nghiệp vi phạm điều khoản này hoặc pháp luật khi dùng KEKHAI.

KEKHAI không chịu trách nhiệm khi không thực hiện được nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan: thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, sự cố hạ tầng điện, mạng, nhà cung cấp đám mây, tấn công mạng dù đã áp dụng biện pháp bảo vệ, quyết định của cơ quan nhà nước, thay đổi pháp luật.

• Doanh nghiệp gửi khiếu nại bằng văn bản hoặc email tới KEKHAI trong 30 ngày kể từ khi biết hoặc phải biết sự việc, kèm thông tin và chứng cứ. Quá thời hạn này, KEKHAI không có nghĩa vụ giải quyết, trừ khi pháp luật quy định khác.
• Hai bên thương lượng trong 30 ngày kể từ ngày KEKHAI nhận khiếu nại.
• Không thương lượng được, tranh chấp được giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền nơi đơn vị vận hành KEKHAI đặt trụ sở chính.

Tên và logo nhà cung cấp (Meta, Google, Microsoft…) thuộc về chủ sở hữu. KEKHAI dùng chúng để nhận diện hóa đơn và nhà cung cấp, không liên kết và không được các công ty này tài trợ hay xác nhận.

• KEKHAI có thể cập nhật dịch vụ và điều khoản. Thay đổi quan trọng được thông báo trước khi có hiệu lực. Phiên bản và ngày cập nhật ghi ở đầu trang.
• Bạn có thể ngừng sử dụng bất cứ lúc nào. Chủ tổ chức gửi yêu cầu chấm dứt dịch vụ trong Cài đặt.
• Sau khi có yêu cầu, KEKHAI gửi email cho các chủ tổ chức. Chấm dứt dịch vụ không xóa dữ liệu: KEKHAI tiếp tục lưu theo mục Lưu trữ của Chính sách quyền riêng tư; chủ tổ chức hủy được yêu cầu, tải được chứng từ và hồ sơ cần lưu.

Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Nếu một phần của điều khoản bị vô hiệu, các phần còn lại vẫn có hiệu lực. Yêu cầu về dữ liệu cá nhân gửi tại trang Yêu cầu về dữ liệu cá nhân.

Dịch vụ

KEKHAI

Đơn vị vận hành

Công ty TNHH Truyền thông YODAY

Mã số thuế

0317008255

Địa chỉ

29A đường Thạnh Xuân 18, phường Thới An, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Email liên hệ

[email protected]

Email bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chờ bổ sung

Người phụ trách bảo vệ dữ liệu

Chờ bổ sung