Chính sách quyền riêng tư

KEKHAI là dịch vụ quản lý chứng từ và thuế cho doanh nghiệp. Đơn vị vận hành chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu theo chính sách này và là đầu mối nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân:

Dịch vụ

KEKHAI

Đơn vị vận hành

Công ty TNHH Truyền thông YODAY

Mã số thuế

0317008255

Địa chỉ

29A đường Thạnh Xuân 18, phường Thới An, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Email liên hệ

[email protected]

Email bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chờ bổ sung

Người phụ trách bảo vệ dữ liệu

Chờ bổ sung

Với dữ liệu doanh nghiệp đưa lên tài khoản (hóa đơn, sao kê, hồ sơ thuế, bảng lương), doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu, quyết định mục đích sử dụng. KEKHAI là bên xử lý, chỉ xử lý theo hợp đồng và theo thao tác của doanh nghiệp. Với tài khoản đăng nhập, công cụ miễn phí và email đăng ký nhận tin, KEKHAI là bên kiểm soát.

Chính sách này được lập theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Tài khoản: email, họ tên, vai trò trong tổ chức. Nếu bạn đăng nhập bằng Google, KEKHAI nhận email, tên và mã định danh tài khoản Google (không nhận mật khẩu Google).

Doanh nghiệp: tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ (không bắt buộc), phương pháp tính thuế GTGT, kỳ kê khai.

Chứng từ: file hóa đơn, biên lai, hợp đồng, bảng thanh toán bạn tải lên hoặc chuyển tiếp qua email, cùng số liệu đọc được từ chứng từ (nhà cung cấp, số và ngày hóa đơn, tiền tệ, số tiền, dòng dịch vụ).

Sao kê thẻ, sao kê tài khoản: chỉ các dòng chi cho nhà cung cấp nước ngoài và các dòng hoàn tiền, tiền chuyển về của nhà cung cấp đã biết. Mọi dòng khác (lương, chi tiêu trong nước, tiền khách trả) không được ghi vào cơ sở dữ liệu. Trong dữ liệu đã đọc, số thẻ được che, chỉ còn 4 số cuối, trước mọi bước ghi vào cơ sở dữ liệu, ghi log hay gửi tới dịch vụ đọc tài liệu bên ngoài. Riêng file sao kê gốc bạn tải lên được lưu nguyên, gồm mọi dòng và có thể có số thẻ đầy đủ, trong kho riêng, không thời hạn: chỉ quản trị KEKHAI tải được, mỗi lần tải đều ghi nhật ký.

Sao kê thẻ cá nhân (hoàn ứng): chỉ chủ thẻ xem danh sách các khoản. Chỉ các dòng chủ thẻ chọn được lưu vào hồ sơ, và chỉ khi chủ thẻ đánh dấu đồng ý. File sao kê gốc (gồm cả các dòng không chọn) được lưu nguyên trong kho riêng như sao kê doanh nghiệp. Lần đồng ý được lưu kèm phiên bản văn bản và thời điểm.

Tờ khai đã nộp (nhập để đối chiếu): khi bạn nhập file XML tờ khai thuế nhà thầu đã kết xuất từ HTKK, KEKHAI giữ các dòng số liệu (nhà thầu, số và ngày hợp đồng hoặc hóa đơn, số tiền, thuế) và kỳ khai. KEKHAI lưu file XML gốc trong kho riêng (chỉ quản trị KEKHAI tải được); tên người ký và chữ ký số không được tách ra lưu riêng. Bạn xóa được bản ghi tờ khai đã nhập bất cứ lúc nào; file XML gốc vẫn được lưu theo mục Lưu trữ.

Xác nhận công nợ: khi bạn gửi biên bản đối chiếu công nợ, KEKHAI lưu tên, mã số thuế, email (nếu bạn nhập) của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp, số dư và các chứng từ trên biên bản, cùng câu trả lời của họ (họ tên, chức vụ, ghi chú). Người cầm link chỉ thấy biên bản của chính họ.

Gửi email hàng loạt (phiếu lương, thư nhắc thanh toán): bảng lương hoặc danh sách khách được đọc trên trình duyệt, chỉ tên, email và các dòng bạn chọn được gửi lên để KEKHAI soạn và gửi thư thay doanh nghiệp. KEKHAI lưu nội dung từng thư đã gửi, tên, email người nhận, thời điểm và kết quả gửi.

Chuỗi email hướng dẫn: Ở một số form, bạn có thể đánh dấu thêm ô nhận email hướng dẫn. Ô này không chọn sẵn và không bắt buộc; bỏ trống thì form vẫn làm đúng việc của nó, KEKHAI không dùng email đó cho chuỗi thư. Khi đánh dấu, KEKHAI lưu địa chỉ email vào danh bạ thư, nơi bạn đăng ký, phiên bản đồng ý, thời điểm xác nhận và tiến độ nhận thư. Thư đầu tiên là thư xác nhận; không bấm xác nhận thì không có thư hướng dẫn nào. Trong lúc bạn ở trong chuỗi, KEKHAI lưu kèm mã ẩn danh của trình duyệt để ngừng gửi khi bạn đã làm việc mà chuỗi hướng tới (đã tải hóa đơn lên hoặc đã tạo tài khoản); mã này bị bỏ khi bạn rời chuỗi. Chuỗi thư không dùng số liệu thuế, hóa đơn hay sao kê của bạn. Hủy nhận trong thư thì dừng mọi chuỗi và chiến dịch.

Thư giới thiệu KEKHAI: KEKHAI giữ danh bạ email để gửi thư giới thiệu công cụ: địa chỉ email, họ tên và công ty (nếu có), nguồn của địa chỉ, trạng thái nhận thư. Với mỗi thư đã gửi, KEKHAI ghi thời điểm gửi, đã tới hộp thư hay bị trả về, bị đánh dấu spam, thời điểm mở thư (qua một ảnh nhỏ trong thư) và link đã bấm. Tỷ lệ mở chỉ là ước tính vì nhiều hộp thư tự tải hoặc chặn ảnh. Khi bạn hủy nhận hoặc đánh dấu spam, KEKHAI bỏ họ tên, công ty, chỉ giữ địa chỉ email và trạng thái để không gửi lại. Để không gửi tới địa chỉ không tồn tại, KEKHAI gửi địa chỉ email (không kèm tên, công ty) cho dịch vụ xác minh NeverBounce khi địa chỉ mới được thêm và định kỳ khoảng 3 tháng một lần, rồi lưu kết quả (hợp lệ, không tồn tại, không rõ) cùng ngày xác minh. Thư chỉ gửi tới địa chỉ có kết quả hợp lệ; địa chỉ có kết quả không rõ được xác minh lại sau vài ngày, tối đa hai lần.

Email nhận hóa đơn: với thư gửi tới địa chỉ nhận hóa đơn của doanh nghiệp, KEKHAI lưu người gửi, tiêu đề (đã che số thẻ), thời điểm nhận và tệp đính kèm hợp lệ. KEKHAI không lưu nội dung thư.

Hồ sơ thuế và thao tác: giao dịch, câu trả lời bổ sung, kết quả tính, ý kiến duyệt. Nhật ký kiểm toán ghi ai làm gì trên hồ sơ, vào lúc nào.

Yêu cầu về dữ liệu cá nhân: email, loại yêu cầu, nội dung bạn ghi, thời điểm gửi, thời điểm xác minh và kết quả xử lý, cùng địa chỉ IP đã mã hóa (không đảo ngược được) để giới hạn số yêu cầu gửi từ một mạng trong ngày. Biểu mẫu có bước xác minh chống bot (Cloudflare Turnstile).

Công cụ miễn phí (không đăng nhập):

• Kiểm tra hóa đơn: KEKHAI giữ file bạn tải lên (cả file ZIP gốc) và số liệu tối thiểu của từng hóa đơn (nhà cung cấp, số và ngày hóa đơn, tiền tệ, số tiền; với biên lai Meta thêm ID tài khoản quảng cáo, mã số thuế doanh nghiệp bên mua nếu có và biên lai có ghi thông tin doanh nghiệp hay không, để chỉ cho bạn biên lai nào thiếu tên, mã số thuế công ty; mã số thuế cá nhân không được lưu) không thời hạn, để đọc lại file chưa đọc được khi KEKHAI sửa lỗi đọc. Trang kết quả mở được trong 90 ngày. Chỉ quản trị KEKHAI mở được file, mỗi lần xem, tải về hoặc đọc lại đều ghi nhật ký. File có mã độc bị xóa ngay.
• Nhận kết quả rà soát qua email: khi có file KEKHAI chưa đọc được, bạn có thể để lại email (có bước xác minh chống bot Cloudflare Turnstile và ô đồng ý Chính sách quyền riêng tư). KEKHAI gửi một thư xác nhận, báo quản trị KEKHAI rằng có lượt chờ rà soát (thư báo không có email của bạn), rồi gửi kết quả kèm link xem kết quả dành riêng cho bạn. Khi file là ảnh chụp hoặc bản scan, KEKHAI tự gửi ngay thư hướng dẫn tải bản PDF gốc. Quản trị KEKHAI có thể gửi thêm thư về lượt kiểm tra này (vd nhờ gửi lại file) từ địa chỉ gửi của KEKHAI; bạn trả lời thì thư về hộp thư hỗ trợ của KEKHAI. Nội dung các thư KEKHAI gửi bạn được lưu cùng lượt kiểm tra (không lưu link có mã truy cập). Email chỉ dùng cho các thư về lượt kiểm tra này. Email được lưu cùng lượt kiểm tra; bằng chứng đồng ý chỉ gắn mã ẩn danh của trình duyệt, không lưu email. Link chứa mã truy cập (KEKHAI chỉ lưu mã đã băm); mở link ở trình duyệt nào thì kết quả chuyển sang trình duyệt đó.
• Liên hệ tư vấn: bạn nhập họ tên, email hoặc số điện thoại, tên công ty (không bắt buộc), nhu cầu và lời nhắn, đánh dấu ô đồng ý Chính sách quyền riêng tư và qua bước xác minh chống bot Cloudflare Turnstile. KEKHAI lưu các thông tin này cùng công cụ bạn đang dùng khi gửi (nếu có), số thẻ trong lời nhắn được che, và chỉ dùng để liên hệ về yêu cầu này; không đưa vào danh sách email quảng bá. Nhân sự kinh doanh và quản trị của KEKHAI xem được. Bạn có thể yêu cầu xóa bất cứ lúc nào.
• Gửi link vào email để làm trên máy tính (trang chủ trên điện thoại, trang biên lai Meta): bạn nhập email, đánh dấu ô đồng ý Chính sách quyền riêng tư và qua bước xác minh chống bot (Cloudflare Turnstile). KEKHAI gửi một thư có link mở lại trang bạn đang xem và câu nhắc cần chuẩn bị gì, qua dịch vụ gửi email của KEKHAI. KEKHAI không lưu email này vào cơ sở dữ liệu và không gửi thêm thư nào khác, trừ khi bạn đánh dấu thêm ô nhận email hướng dẫn (mục Chuỗi email hướng dẫn); chỉ ghi lần đồng ý theo mã ẩn danh của trình duyệt và một sự kiện đếm số lượt gửi link (không có email). Để chặn gửi dồn dập tới một người, KEKHAI đếm số thư gửi tới mỗi địa chỉ trong ngày bằng mã băm của địa chỉ (không đảo ngược được) trong bộ nhớ máy chủ, tự xóa sau một ngày.
• Biên lai, hóa đơn quảng cáo Meta trong kiểm tra hóa đơn: khi đọc được biên lai Meta, KEKHAI lưu thông tin doanh nghiệp trên biên lai (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ID tài khoản quảng cáo, tên tài khoản quảng cáo khi không giống tên người (tên doanh nghiệp hoặc tên có mã, số, ký hiệu như "HN1 - FB - …"; tên chỉ gồm chữ không lưu), số biên lai, mã giao dịch, số tiền, ngày) không thời hạn để thống kê và liên hệ giới thiệu dịch vụ KEKHAI tới doanh nghiệp. Tên và địa chỉ bên được xuất hóa đơn chỉ được lưu khi có mã số thuế và tên có dạng doanh nghiệp (công ty, TNHH, cổ phần…). Mã số thuế cá nhân (bắt đầu bằng số 8) không được lưu. Tên tài khoản quảng cáo không phải tên doanh nghiệp, tên cá nhân và thông tin người tải lên (mã ẩn danh, địa chỉ IP, email) không được lưu. Mã giao dịch có dạng số thẻ thì không được lưu. File tải lên được lưu không thời hạn như lô kiểm tra hóa đơn. Quản trị viên nền tảng của KEKHAI xem danh sách này trên trang quản trị và nhận qua email nội bộ, mỗi lần xem, xuất hay gửi email đều ghi nhật ký kiểm toán. Doanh nghiệp yêu cầu xóa ở mục Quyền của bạn.
• Trang kết quả kiểm tra hóa đơn: ước tính tiền chậm nộp gửi lên máy chủ tổng thuế và hạn nộp của từng tháng (không gửi biên lai, không lưu); tỷ giá ngân hàng thực áp chỉ lấy bảng tỷ giá công khai theo ngày trừ tiền, sao kê vẫn đọc trên trình duyệt; báo cáo PDF tóm tắt và giấy đề nghị hoàn ứng được tạo trên trình duyệt, không gửi đi.
• Phí giao dịch ngoại tệ trên sao kê thẻ: sao kê được đọc và tính hoàn toàn trên trình duyệt, không gửi lên máy chủ.
• Kiểm tra chữ ký số hóa đơn XML: file XML được gửi lên máy chủ KEKHAI để kiểm chữ ký, đọc trong bộ nhớ rồi bỏ; KEKHAI không lưu file, không lưu số liệu hóa đơn (người bán, số tiền, chứng thư).
• Đối chiếu biên lai với tờ khai thuế nhà thầu đã nộp: file XML tờ khai được đọc và ghép trên trình duyệt, không gửi lên máy chủ. Biên lai tải lên được xử lý như kiểm tra hóa đơn.
• Tải lại biên lai đã xếp theo tháng (trang kết quả kiểm tra hóa đơn): KEKHAI lấy các file bạn đã tải lên trong lượt kiểm tra đó từ kho lưu trữ, đóng thành một file ZIP chỉ gửi cho trình duyệt đã tải lên (hoặc đã nhận kết quả bằng link); không lưu thêm bản sao.
• Link thu biên lai cho kế toán dịch vụ: KEKHAI lưu tên khách hàng do kế toán đặt và mã đã băm của link, gắn với mã ẩn danh của trình duyệt kế toán (không cần tài khoản). Người được nhờ mở link và tải biên lai lên như mục Kiểm tra hóa đơn ở trên; lượt tải đó được ghi thuộc link thu biên lai, nên kế toán đã tạo link xem được kết quả đọc, thuế ước tính và tải Excel (không sửa được câu trả lời của người gửi).
• Gửi link mở lại kết quả về email (trang kết quả kiểm tra hóa đơn): như gửi link vào email ở trên, KEKHAI không lưu email cho việc này; link có một mã ngẫu nhiên, KEKHAI chỉ lưu mã đã băm trên lượt kiểm tra. Mở link ở trình duyệt khác thì kết quả chuyển sang trình duyệt đó.
• Lưu lượt kiểm tra hóa đơn vào tài khoản (khi đã đăng nhập): các file đã quét sạch của lượt kiểm tra được sao chép thành chứng từ trong hộp thư hóa đơn của doanh nghiệp bạn chọn và xử lý như file tải lên trong tài khoản; KEKHAI ghi lượt kiểm tra đã được lưu cho doanh nghiệp nào, vào lúc nào.
• Link chỉ xem gửi kế toán (trang kết quả kiểm tra hóa đơn): KEKHAI tạo một mã ngẫu nhiên, chỉ lưu mã đã băm và hạn của link (tối đa 30 ngày); ai có link xem được số liệu và tải Excel ước tính của lượt kiểm tra đó, không tải được file gốc. Tạo link mới hoặc bấm thu hồi thì link cũ hết hiệu lực ngay. Việc tạo, thu hồi link được ghi nhật ký kiểm tra.
• Thuế TNCN người nước ngoài: chỉ các con số (lương, số ngày có mặt, số người phụ thuộc, lương đóng bảo hiểm) được gửi lên máy chủ để tính, không gửi tên, quốc tịch, số hộ chiếu, không lưu.
• Link báo cáo tháng kế toán gửi khách: khi kế toán bấm tạo link, KEKHAI lưu nội dung báo cáo (tên khách, tên văn phòng, liên hệ, hạn, số tiền, chứng từ còn thiếu, ghi chú), mã đã băm của link, thời điểm khách mở và xác nhận, ghi chú của khách. Kế toán có thể thu hồi link; số thẻ trong phần chữ được che trước khi lưu.
• Đồng bộ dữ liệu công cụ (khi đã đăng nhập, chỉ khi bạn bấm): dữ liệu được mã hóa ngay trên trình duyệt bằng mật khẩu bạn đặt rồi mới gửi lên. KEKHAI chỉ lưu bản mã, kích thước và thời điểm, không có mật khẩu và không đọc được nội dung; quên mật khẩu là không mở lại được. Bạn xóa được bản đồng bộ bất cứ lúc nào.
• Chuyển quyền quản lý link sang trình duyệt khác: KEKHAI lưu mã đã băm, mã phiên ẩn danh của trình duyệt cũ, thời hạn 30 phút và thời điểm dùng.
• Email tổng hợp hạn của khách hàng (kế toán dịch vụ tự đăng ký): KEKHAI lưu email, tên khách do kế toán đặt và loại nghĩa vụ để gửi thư sáng thứ Hai; không lưu mã số thuế, không lưu số tiền. Hủy một chạm trong mỗi thư.
• Trang Của tôi và sao lưu dữ liệu: danh sách công cụ vừa mở và dữ liệu các công cụ nằm trên trình duyệt của bạn; file sao lưu được tạo và đọc ngay trên trình duyệt, không gửi lên máy chủ. Mật khẩu file (nếu đặt) không gửi đi, KEKHAI không giữ nên quên là không mở lại được.
• Đọc hóa đơn ảnh chụp, bản scan: chữ được nhận dạng ngay trên trình duyệt bằng bộ nhận dạng chữ tải từ KEKHAI.com; ảnh, chữ đọc được và bảng kê bạn tải về không gửi lên máy chủ, không dùng AI.
• Tải bảng kê Excel khoản trả nước ngoài: file được đọc ngay trên trình duyệt, chỉ các cột nhà cung cấp, số và ngày hóa đơn, tiền tệ, số tiền, quốc gia, MST nhà cung cấp, ngày thanh toán, thuế GTGT được gửi đi và được giữ như với kiểm tra hóa đơn.
• Kiểm tra sao kê: chỉ đọc khi bạn đánh dấu đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm. KEKHAI lưu file sao kê gốc (có thể có số thẻ đầy đủ, chỉ quản trị KEKHAI tải được, mỗi lần tải ghi nhật ký) và các dòng đã lọc (số thẻ đã che), không thời hạn. Nhận báo cáo qua email: mỗi lần kiểm tra gửi được một lần, KEKHAI lưu email cùng lần đồng ý Chính sách quyền riêng tư để gửi báo cáo; ô này không đăng ký nhận email thông tin sản phẩm.
• Chuyển sao kê PDF sang Excel: file PDF được gửi lên máy chủ, quét mã độc rồi đọc; KEKHAI lưu file PDF gốc (có thể có số thẻ đầy đủ, chỉ quản trị KEKHAI tải được) và toàn bộ các dòng giao dịch đọc được (ngày, diễn giải đã che số thẻ, tiền ra, tiền vào, số dư) không thời hạn; bạn tải lại kết quả trong 24 giờ, cùng tên file (đã che số thẻ và các dãy số dài như số tài khoản), mã ẩn danh của trình duyệt để chỉ bạn mở được kết quả và địa chỉ IP đã mã hóa để giới hạn số lượt dùng.
• Đăng ký nhận báo cáo hoặc nhắc hạn: email và các kỳ cần nhắc (không lưu số tiền). Nhắc theo lịch hạn nộp: email và loại nghĩa vụ đã chọn (ví dụ thuế GTGT theo quý). Nhắc tải biên lai đầu tháng: email và các nền tảng đã chọn (ví dụ Meta, OpenAI). Báo trạng thái đối tác (trang theo dõi trạng thái đối tác, tra cứu mã số thuế hàng loạt): email và danh sách tối đa 50 mã số thuế đối tác bạn chọn, kèm tên, trạng thái đăng ký thuế lần tra gần nhất và ngày tra; mỗi ngày KEKHAI gửi các mã số thuế này (không gửi email) tới nguồn tra cứu công khai VietQR để tra lại, chỉ gửi thư khi có mã đổi trạng thái. Mỗi lần đăng ký có bước xác minh chống bot (Cloudflare Turnstile); link trong email mở trang xác nhận, nhắc hạn chỉ bật khi bạn bấm nút Xác nhận.
• Để giới hạn số email gửi từ một mạng trong ngày (báo cáo kiểm tra sao kê, đăng ký nhắc hạn, nhận kết quả rà soát hóa đơn, gửi link vào email), KEKHAI đếm theo địa chỉ IP đã mã hóa (không đảo ngược được) trong bộ nhớ máy chủ, không ghi vào cơ sở dữ liệu, tự xóa sau một ngày.
• Các công cụ đọc bảng kê, tờ khai, bảng lương xử lý file ngay trên trình duyệt. Riêng bảng lương từ chấm công gửi lên máy chủ số tiền thu nhập, bảo hiểm, khoản không chịu thuế và số người phụ thuộc của từng dòng để tính thuế TNCN (không gửi tên, mã nhân viên, không lưu). Ghép, tách PDF, chuyển ảnh sang PDF, nén ảnh, tạo mã vạch, gộp, tách và làm sạch file Excel, đổi tên hóa đơn, đối chiếu sổ ngân hàng, tuổi nợ, giá xuất kho, sổ quỹ chạy hoàn toàn trên trình duyệt, file không được gửi đi.
• Công cụ tính (tiền chậm nộp, tạm nộp TNDN, thuế TNCN, quyết toán TNCN năm) chỉ gửi các con số cần tính và không lưu. Ở công cụ quyết toán TNCN và khấu trừ TNCN khoản trả không ký hợp đồng, tên, mã nhân viên, MST và số giấy tờ của cá nhân không được gửi đi.

Đo lường: một mã ẩn danh ngẫu nhiên trong trình duyệt và các sự kiện xem trang, bấm nút (nguồn truy cập, chiến dịch và mẫu quảng cáo theo tham số utm, mã nút), cùng các bước dùng công cụ miễn phí: mở trang công cụ, bắt đầu nhập, có kết quả, tải hoặc chép kết quả, khối giới thiệu sản phẩm sau kết quả và các khối của trang chủ đã hiện trên màn hình (chỉ ghi tên công cụ, bước, mã nút hoặc mã khối, không ghi số liệu, tên file hay nội dung bạn nhập). Lịch sử trước khi đăng ký không được gắn với tài khoản của bạn: khi bạn tạo tài khoản, KEKHAI ghi hai sự kiện tách rời, một theo mã ẩn danh (để đếm số lượt đăng ký theo kênh, nút và phiên bản giao diện) và một theo tài khoản (chỉ ghi ngày), không bản ghi nào chứa cả hai. Khi bạn chuyển kết quả kiểm tra sao kê vào tài khoản, chỉ các dòng đã lọc được chuyển, mã ẩn danh của lần kiểm tra đó bị xóa. Công cụ đo lường và quảng cáo của bên thứ ba (Google Analytics, Meta Pixel) chỉ chạy khi bạn đồng ý cookie đo lường và quảng cáo, xem mục Cookie và lưu trữ trên trình duyệt.

Các lần đồng ý: mỗi lần bạn đồng ý hoặc rút lại được lưu riêng cho từng mục đích, kèm phiên bản văn bản, thời điểm, nơi đồng ý (ví dụ trang kiểm tra sao kê, Cài đặt) và email hoặc mã ẩn danh của bạn. Với chuẩn hóa nội dung mẫu văn bản, KEKHAI lưu một lần đồng ý theo mã ẩn danh, không lưu nội dung.

Một số dữ liệu KEKHAI xử lý thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Nghị định 356/2025:

• Sao kê tài khoản, sao kê thẻ: lịch sử giao dịch, có thể gồm khoản chi của cá nhân (chủ thẻ, người được trả tiền).
• Thông tin thẻ: trong cơ sở dữ liệu, KEKHAI chỉ giữ 4 số cuối và tên gợi nhớ của thẻ. File sao kê gốc bạn tải lên được lưu nguyên và có thể chứa số thẻ đầy đủ: lưu ở kho riêng, chỉ quản trị KEKHAI tải được, mỗi lần tải ghi nhật ký. KEKHAI không thu CVV, OTP.
• Phiếu lương, bảng lương: thu nhập của người lao động khi doanh nghiệp gửi phiếu lương qua KEKHAI (KEKHAI lưu nội dung thư đã gửi). Các công cụ đọc bảng lương xử lý trên trình duyệt.

Khi xin đồng ý cho các dữ liệu này (kiểm tra sao kê miễn phí, chuyển sao kê PDF có dùng AI, chọn dòng sao kê thẻ cá nhân), ô đồng ý ghi rõ đây là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, mục đích xử lý và cách rút lại đồng ý.

Hậu quả có thể xảy ra nếu dữ liệu này bị lộ: người khác biết thói quen chi tiêu, thu nhập, tài khoản ngân hàng của bạn và có thể dùng để lừa đảo, giả mạo hoặc làm ảnh hưởng uy tín. Vì vậy KEKHAI không ghi dòng không liên quan vào cơ sở dữ liệu, che số thẻ trong dữ liệu đã đọc, giữ file gốc ở kho riêng chỉ quản trị KEKHAI tải được, giới hạn người xem theo vai trò và ghi nhật ký mọi lần tải file.

Mỗi mục đích cần đồng ý có ô riêng, không đánh dấu sẵn và không gộp vào điều khoản sử dụng. Không đồng ý thì KEKHAI không xử lý cho mục đích đó.

Với hóa đơn PDF hoặc ảnh không theo mẫu có sẵn, KEKHAI gửi file tới dịch vụ AI đọc tài liệu của Meta Platforms (Meta Model API), máy chủ đặt ngoài Việt Nam, để lấy số liệu trên chứng từ. Kế toán xem lại số liệu trước khi dùng.

• Hóa đơn điện tử XML, hóa đơn và biên lai Meta, hóa đơn và biên lai theo mẫu Stripe (như Anthropic, OpenAI, DeepSeek, Supabase), hóa đơn GitHub, AWS, DigitalOcean, ME-QR được đọc ngay trong KEKHAI, không gửi ra ngoài.
• Trong tài khoản: chủ tổ chức tắt được việc gửi file trong Cài đặt. Khi tắt, file không ra khỏi KEKHAI và bạn nhập tay số liệu của các chứng từ còn lại.
• Công cụ miễn phí: file PDF khác chỉ được gửi đi khi bạn đánh dấu đồng ý trước khi tải lên. Không đồng ý thì file đó bị bỏ qua, không đọc; file vẫn được lưu theo mục Lưu trữ.
• Chuyển sao kê PDF sang Excel: KEKHAI đọc bằng quy tắc trước. Chỉ khi đọc chưa trọn và bạn đã đánh dấu đồng ý, phần chữ của sao kê (số thẻ đã che) mới được gửi tới Meta để chép lại các dòng giao dịch.
• Mẫu văn bản (đề nghị thanh toán, biên bản bàn giao, thư nhắc thanh toán): văn bản dựng trên trình duyệt. Chỉ khi bạn đánh dấu đồng ý và bấm chuẩn hóa, riêng đoạn nội dung (không gồm tên, mã số thuế, tài khoản ở các ô khác) mới được gửi tới Meta để sửa câu chữ. KEKHAI không lưu đoạn này, chỉ đếm số lượt theo địa chỉ IP đã mã hóa trong ngày.

Meta xử lý dữ liệu với vai trò bên xử lý theo Meta Global Processor Terms, là một phần điều khoản sử dụng Meta Model API. Với gói dịch vụ tiêu chuẩn KEKHAI đang dùng, Meta không dùng nội dung KEKHAI gửi để huấn luyện mô hình. Meta có thể giữ nội dung trong thời gian cần cho việc cung cấp dịch vụ, tuân thủ pháp luật và bảo đảm an toàn, và không công bố thời hạn lưu hay nơi xử lý cụ thể.

Trong KEKHAI, AI chỉ làm hai việc, và kết quả của AI luôn là đề xuất chờ người xem lại:

• Đọc số liệu trên chứng từ: nhà cung cấp, số và ngày hóa đơn, tiền tệ, số tiền, các dòng dịch vụ. Mỗi ô có mức tin cậy. Kế toán xem lại và sửa trước khi xác nhận. Ô có mức tin cậy thấp phải được xem lại thì hóa đơn mới xác nhận được.
• Gợi ý loại dịch vụ từ tên nhà cung cấp và diễn giải khoản chi. Gợi ý từ AI không bao giờ ở mức tin cậy cao nên luôn chờ kế toán chọn hoặc xác nhận từng khoản.

Không AI nào quyết định thuế suất, công thức tính hay quy tắc thuế. Số thuế chỉ được tính theo quy tắc thuế đã được phê duyệt. Thiếu thông tin thì hệ thống hỏi thêm hoặc báo chưa tính được, không tự đoán. Kế toán của doanh nghiệp là người duyệt hồ sơ.

Ảnh hưởng tới bạn: AI có thể đọc sai một con số hay gợi ý sai loại dịch vụ. Vì vậy số liệu do AI đọc chỉ được dùng sau khi người trong doanh nghiệp xác nhận, và nhật ký ghi lại ai đã xác nhận.

Không tham gia: chủ tổ chức tắt việc dùng AI trong Cài đặt (mặc định bật). Khi tắt, không file hay khoản chi nào được gửi tới AI, bạn nhập tay số liệu của chứng từ không theo mẫu có sẵn và tự chọn loại dịch vụ. Ở công cụ miễn phí, không đánh dấu đồng ý thì không có gì được gửi tới AI.

KEKHAI không bán dữ liệu và không dùng dữ liệu hóa đơn, sao kê, hồ sơ thuế để quảng cáo. Dữ liệu chỉ đi tới:

• Nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật để vận hành (danh sách và quốc gia ở mục tiếp theo). Ngoài ra:
  • VietQR: chỉ nhận mã số thuế, khi bạn bấm tra cứu để điền tên, địa chỉ vào file XML tờ khai, hoặc khi dùng công cụ “Rà soát người bán” với danh sách mã số thuế người bán trong bảng kê. Hóa đơn và số tiền không gửi đi. KEKHAI chỉ giữ tạm kết quả tra cứu theo mã số thuế trong 24 giờ.
  • Vietcombank: với công cụ tra tỷ giá và phần gợi ý tỷ giá tham chiếu trên giao dịch ngoại tệ trong tài khoản, máy chủ KEKHAI chỉ gửi ngày cần tra để lấy bảng tỷ giá công khai. Danh sách hóa đơn bạn tải lên được quy đổi trên trình duyệt, không gửi đi; số tiền, nhà cung cấp của giao dịch không gửi đi.
• Người bạn cho phép trong tổ chức: thành viên theo vai trò, kế toán dịch vụ hoặc đại lý thuế bạn ủy quyền (thu hồi được bất cứ lúc nào), chuyên gia thuế được phân công khi bạn yêu cầu ý kiến chuyên gia. Chuyên gia chỉ thấy đúng hồ sơ được giao và quyền tự hết khi xong việc.
• Người nhận link bạn gửi: link tải hóa đơn cho người giữ tài khoản, link hướng dẫn chuyển tiếp email, link báo cáo cho khách (agency), link xác nhận công nợ. Mỗi link chỉ mở được đúng phần được chia sẻ và có hạn dùng.
• Bộ phận kinh doanh của KEKHAI chỉ thấy thông tin liên hệ của người đã đồng ý được liên hệ, không thấy hóa đơn, sao kê hay hồ sơ thuế.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

Máy chủ, cơ sở dữ liệu và kho file chứng từ của KEKHAI đặt tại DigitalOcean, Singapore (chờ xác nhận nơi đặt máy chủ chính thức). Các bên dưới đây nhận dữ liệu để vận hành dịch vụ. Bên đặt ngoài Việt Nam đồng nghĩa dữ liệu được chuyển ra nước ngoài.

KEKHAI chỉ gửi phần dữ liệu cần cho việc của từng bên, yêu cầu các bên không dùng dữ liệu cho mục đích riêng. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu và hồ sơ chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đang được lập. Khi thay bên nhận, danh sách này được cập nhật trước khi áp dụng.

Khi doanh nghiệp bật “Góp dữ liệu ẩn danh” (mặc định bật, tắt được trong Cài đặt), KEKHAI ghi các đặc điểm của hóa đơn nhà cung cấp: pháp nhân xuất hóa đơn, quốc gia, dạng số hóa đơn (ví dụ AAAAA-###), tiền tệ. Bản ghi không có số tiền, số hóa đơn đầy đủ, tên hay mã số thuế của doanh nghiệp bạn, và dùng mã băm thay cho mã tổ chức nên không truy ngược được về doanh nghiệp. Mọi thay đổi danh bạ đều qua người kiểm duyệt.

KEKHAI lưu thông tin khách hàng và mọi file tải lên không thời hạn (quyết định ngày 19/10/2026), không tự xóa theo thời gian. Áp dụng cho chứng từ, hồ sơ thuế, sao kê và file sao kê gốc, file tải lên ở các công cụ miễn phí (kiểm tra hóa đơn, kiểm tra sao kê, chuyển sao kê PDF), email nhận kết quả, đăng ký nhắc hạn, nội dung thư gửi hàng loạt, sự kiện đo lường, hồ sơ khách tiềm năng, thông tin doanh nghiệp và thống kê trên biên lai Meta, danh bạ thư giới thiệu và lịch sử gửi thư.

Mục đích lưu: làm bằng chứng cho hồ sơ thuế và chứng từ kế toán của doanh nghiệp, đối chiếu lại số liệu đã đọc, đọc lại file khi KEKHAI sửa lỗi đọc và giải quyết khiếu nại, tranh chấp.

• Mọi file tải lên (chứng từ, hóa đơn, sao kê kể cả file sao kê gốc, file ở công cụ miễn phí, tờ khai đã nộp, báo cáo thanh toán của nền tảng, danh sách tài khoản quảng cáo) được giữ ít nhất 90 ngày kể từ lúc tải lên. Trong thời gian này người dùng và quản trị KEKHAI không xóa được file, trừ file có mã độc và yêu cầu xóa hợp lệ của chủ thể dữ liệu. Sau 90 ngày file vẫn được lưu như trên. Xóa một bản ghi (ví dụ hủy hóa đơn, xóa tờ khai đã nhập) không xóa file đã tải lên.
• Nhật ký kiểm toán và nhật ký hoạt động không sửa, không xóa được, để chứng minh ai đã làm gì.
• Chỉ xóa trong các trường hợp: file có mã độc (xóa ngay khi phát hiện), yêu cầu xóa hợp lệ của chủ thể dữ liệu ở mục Quyền của bạn, mã xác nhận chuyển tiếp Gmail (mã bảo mật, xóa sau 24 giờ).
• Trang kết quả của công cụ miễn phí mở được trong thời hạn ghi trên trang (ví dụ 90 ngày với kiểm tra hóa đơn); hết hạn bạn không mở lại được nhưng dữ liệu vẫn được lưu.
• Bản sao lưu (mã hóa, chỉ dùng để khôi phục khi có sự cố): bản sao lưu cơ sở dữ liệu và tài khoản đăng nhập giữ 35 ngày, bản sao lưu file chứng từ giữ tối đa khoảng 2 tháng; dữ liệu gốc vẫn được lưu như trên.

Khi chấm dứt dịch vụ: chủ tổ chức gửi yêu cầu trong Cài đặt, KEKHAI gửi email cho các chủ tổ chức. Chấm dứt dịch vụ không xóa chứng từ hay dữ liệu: KEKHAI tiếp tục lưu. Muốn xóa dữ liệu cá nhân, gửi yêu cầu ở mục Quyền của bạn.

Không sửa, không xóa được: nhật ký kiểm toán, nhật ký hoạt động, các lần tính thuế đã lưu, kết quả đọc hóa đơn gốc, gợi ý phân loại và bút toán đề xuất. Các bản ghi này được thiết kế để làm bằng chứng nên có thể còn tên, mã số thuế hoặc nội dung hóa đơn tại thời điểm ghi. Doanh nghiệp muốn xóa phần này gửi yêu cầu ở mục Quyền của bạn.

Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp tự có nghĩa vụ lưu chứng từ kế toán 5 năm hoặc 10 năm. Bản lưu trên KEKHAI không thay cho nghĩa vụ lưu trữ của doanh nghiệp.

• Kết nối luôn mã hóa khi truyền (HTTPS, HSTS).
• Mỗi doanh nghiệp chỉ truy cập được dữ liệu của mình. Quyền theo vai trò, được kiểm tra ở mọi yêu cầu.
• File tải lên được quét mã độc trước khi dùng. Link tải file chỉ dùng được trong vài phút và được ghi nhật ký.
• Không thu CVV, OTP, mật khẩu ngân hàng hay mật khẩu tài khoản nền tảng (Meta, Google…). Số thẻ đầy đủ chỉ có trong file sao kê gốc bạn tải lên, lưu ở kho riêng; cơ sở dữ liệu chỉ giữ 4 số cuối. Link chia sẻ, lời mời và link xác minh chỉ lưu dạng băm.
• Giới hạn tần suất truy cập. Có quy trình sao lưu và khôi phục cơ sở dữ liệu và kho chứng từ.

Khi phát hiện dữ liệu cá nhân bị truy cập, tiết lộ hoặc mất trái phép, KEKHAI ngăn chặn sự cố, lập biên bản và:

• thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân,
• với dữ liệu doanh nghiệp đưa lên tài khoản (KEKHAI là bên xử lý), thông báo kịp thời cho doanh nghiệp để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của bên kiểm soát, và phối hợp xử lý,
• thông báo cho người bị ảnh hưởng: dữ liệu nào bị ảnh hưởng, hậu quả có thể xảy ra và việc nên làm để tự bảo vệ.

• Phiên đăng nhập: trang đăng nhập dùng cookie cần thiết. Ứng dụng giữ phiên trong bộ nhớ của tab (mất khi đóng tab).
• Một số công cụ miễn phí nhớ thông tin bạn nhập ngay trong bộ nhớ của trình duyệt này để lần sau không phải nhập lại (thông tin doanh nghiệp trên mẫu văn bản, chữ ký email, bảng lỗ năm trước, nghĩa vụ đã chọn trên lịch hạn nộp, kho biên lai nước ngoài gồm số liệu đã đọc của các lần kiểm tra bạn bấm lưu, tên khách hàng gán cho tài khoản quảng cáo, tên người giữ thẻ, người phụ trách từng nền tảng, nhãn phòng ban gán cho nhà cung cấp, tên khách hàng gán cho từng lần lưu kho, kế hoạch ngân sách quảng cáo, sổ theo dõi khai nộp thuế nhà thầu gồm số đã khai, đã nộp, ngày nộp; sổ chi phí và tờ khai XML bạn thả vào công cụ chỉ đọc trên trình duyệt). Dữ liệu này không gửi lên KEKHAI; xóa bằng cách xóa dữ liệu trang web kekhai.com trong trình duyệt.
• Một mã ẩn danh ngẫu nhiên để đo lượt dùng công cụ miễn phí và thử nghiệm giao diện. Nếu trình duyệt bật Do Not Track hoặc Global Privacy Control, KEKHAI không gửi sự kiện đo lường.
• Lượt xem không cookie: trên các trang công khai, Google Analytics 4 nhận lượt xem trang và sự kiện "đã tải lên", "công cụ có kết quả" ở chế độ không cookie (Consent Mode của Google, mặc định từ chối): không đặt cookie, không gửi mã định danh trình duyệt; Google nhận địa chỉ IP (không lưu lại), thông tin trình duyệt, trang đã làm sạch như dưới đây và chỉ dùng để thống kê gộp, ước tính chuyển đổi. KEKHAI không hiện hộp hỏi cookie.
• Cookie đo lường và quảng cáo trên các trang công khai, CHỈ khi bạn tự bật ở Tùy chọn cookie cuối trang: cookie của Google Analytics 4 (của Google) để biết trang, công cụ nào được dùng và khách đến từ đâu; Meta Pixel (của Meta Platforms) để đo hiệu quả quảng cáo của KEKHAI trên Facebook, Instagram và hiển thị quảng cáo KEKHAI cho người đã ghé thăm. Hai bên nhận địa chỉ IP, thông tin trình duyệt, cookie của họ, địa chỉ trang bạn xem (chỉ giữ tham số utm) và trang giới thiệu (chỉ tên miền); xử lý theo chính sách của Google, Meta, có thể ngoài Việt Nam. Google Analytics tắt Google Signals và cá nhân hóa quảng cáo, giữ dữ liệu sự kiện 2 tháng.
• Khi bạn tải hóa đơn, biên lai, bảng kê hoặc sao kê lên thành công, trình duyệt báo cho Google Analytics và Meta một sự kiện "đã tải lên" chỉ gồm loại (hóa đơn, bảng kê, sao kê) và số file, không gồm số tiền, tên file hay nội dung.
• Khi lượt kiểm tra hóa đơn đọc xong, máy chủ KEKHAI báo cho Meta (Conversions API) sự kiện "đã tải lên" (cùng mã với sự kiện trình duyệt để Meta chỉ đếm một lần) và, nếu có biên lai, hóa đơn quảng cáo Meta, sự kiện "đã tải biên lai Meta": gồm số file đọc được, số biên lai Meta, địa chỉ IP, thông tin trình duyệt, mã cookie của Meta (_fbp, _fbc) nếu có, mã ẩn danh của trình duyệt và quốc gia theo địa chỉ IP (cả hai đã băm SHA-256) và địa chỉ trang chủ kekhai.com (không phải link kết quả), không gồm file, số tiền, tên, mã số thuế. Mỗi lượt kiểm tra một lần, chỉ khi bạn đã bật cookie.
• Khi một công cụ miễn phí ra kết quả hoặc bạn tải, chép kết quả, trình duyệt báo cho Google Analytics (và Meta khi có kết quả) tên công cụ, không gồm số liệu hay nội dung bạn nhập.
• Khi bạn tạo tài khoản KEKHAI, máy chủ báo cho Meta (Conversions API) sự kiện "đăng ký" và cho Google Analytics (Measurement Protocol) sự kiện "sign_up", gồm địa chỉ IP, thông tin trình duyệt, mã cookie của Meta và mã cookie của Google Analytics (_ga) trên trình duyệt này, mã ẩn danh của trình duyệt và quốc gia theo địa chỉ IP (đã băm SHA-256, chỉ gửi Meta); không gồm email, tên hay tổ chức. Chỉ khi bạn đã bật cookie ở Tùy chọn cookie trước khi đăng ký, một lần cho mỗi tài khoản.
• Nếu bạn đến kekhai.com từ quảng cáo, mã lần bấm quảng cáo trong địa chỉ trang (fbclid của Meta; gclid, gbraid, wbraid của Google) được giữ trong trình duyệt suốt phiên và chỉ dùng sau khi bạn đồng ý cookie, để Meta, Google biết lượt dùng đến từ quảng cáo nào. Rút đồng ý thì mã đã giữ bị xóa.
• Khi bạn đã bật cookie: nếu trình duyệt chưa có cookie _fbp của Meta (ví dụ Meta Pixel bị trình chặn quảng cáo chặn), KEKHAI tự đặt cookie này theo định dạng của Meta (90 ngày) để sự kiện máy chủ có mã trình duyệt; Meta Pixel nhận thêm mã ẩn danh của trình duyệt đã băm SHA-256 (external_id), cùng mã với sự kiện máy chủ.
• Meta Pixel, cookie và các sự kiện gửi từ máy chủ chỉ có khi bạn đã bật cookie ở Tùy chọn cookie; lượt xem không cookie của Google Analytics gửi khi bạn chưa bật. Trình duyệt bật Do Not Track hoặc Global Privacy Control thì không gửi gì.
• Bằng chứng lựa chọn: mỗi lần bạn bấm Bật hoặc Tắt ở Tùy chọn cookie, KEKHAI lưu mã ẩn danh của trình duyệt, phiên bản ô tùy chọn, bật hay tắt và thời điểm, giữ như sự kiện đo lường (mục Thời hạn lưu). Rút đồng ý thì cookie của Google Analytics và Meta trên kekhai.com bị xóa.
• Các công cụ này không chạy trong ứng dụng sau đăng nhập và không gửi lượt xem trên trang có mã truy cập trong đường dẫn (kết quả kiểm tra hóa đơn, link xác nhận, link chia sẻ), không nhận hóa đơn, số liệu hay nội dung bạn nhập.
• Mặc định là tắt: không có cookie đo lường, quảng cáo, không nạp Meta Pixel. Đổi ý bất cứ lúc nào bằng nút Tùy chọn cookie cuối trang: tắt có hiệu lực ngay (xóa cookie đã đặt), lần tải trang sau không nạp Meta Pixel nữa. Nếu trình duyệt bật Do Not Track hoặc Global Privacy Control, KEKHAI không nạp công cụ đo nào.

• Được biết về việc xử lý dữ liệu của mình (chính sách này), xem và nhận bản sao dữ liệu.
• Sửa dữ liệu không đúng. Thông tin tài khoản và doanh nghiệp bạn tự sửa được trong Cài đặt.
• Rút đồng ý bất cứ lúc nào: email thông tin sản phẩm, liên hệ tư vấn (Cài đặt, mục Liên hệ và email), email thông báo (Cài đặt, mục Thông báo email), gửi file tới dịch vụ đọc hóa đơn bên ngoài và góp dữ liệu ẩn danh (chủ tổ chức), nhắc hạn (link hủy trong mỗi email). Với sao kê ở công cụ miễn phí và các dòng sao kê thẻ cá nhân, bạn rút đồng ý bằng yêu cầu xóa ở trang Yêu cầu về dữ liệu cá nhân. Rút đồng ý không ảnh hưởng việc xử lý đã làm trước đó.
• Yêu cầu cung cấp dữ liệu của mình.
• Yêu cầu hạn chế xử lý, phản đối xử lý, xóa dữ liệu. Một số dữ liệu có thể phải giữ lại theo nghĩa vụ kế toán, thuế hoặc để giải quyết tranh chấp, KEKHAI sẽ nêu rõ lý do.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định của pháp luật.

Gửi yêu cầu tại trang Yêu cầu về dữ liệu cá nhân. KEKHAI gửi link xác minh tới email của bạn. Yêu cầu được coi là hợp lệ khi bạn xác minh, thời hạn tính theo ngày lịch từ lúc đó (Nghị định 356/2025):

• Xác nhận đã nhận yêu cầu: trong 2 ngày làm việc (KEKHAI gửi email ngay khi bạn xác minh).
• Xem, nhận bản sao dữ liệu: 10 ngày. Sửa dữ liệu: 10 ngày. Cung cấp dữ liệu: 10 ngày.
• Rút đồng ý, hạn chế xử lý: 15 ngày. Phản đối xử lý: 15 ngày. Rút đồng ý email thông tin sản phẩm, liên hệ tư vấn, nhắc hạn có hiệu lực ngay khi bạn xác minh.
• Xóa dữ liệu: 20 ngày.
• Yêu cầu phức tạp: thời hạn được gia hạn tối đa một lần, thêm không quá 10 ngày (xem, sửa, cung cấp), 15 ngày (rút đồng ý, hạn chế, phản đối) hoặc 20 ngày (xóa). KEKHAI báo lý do gia hạn cho bạn.

Với dữ liệu doanh nghiệp đưa lên tài khoản, KEKHAI chuyển yêu cầu tới doanh nghiệp (bên kiểm soát) và hỗ trợ doanh nghiệp trả lời trong cùng thời hạn. Xem thêm Điều khoản sử dụng.

Khi chính sách thay đổi, phiên bản và ngày cập nhật ở đầu trang sẽ đổi theo. Thay đổi làm giảm quyền của bạn sẽ được thông báo trước khi có hiệu lực. Các lần đồng ý của bạn được lưu kèm phiên bản văn bản tại thời điểm đồng ý.