Hóa đơn điện tử từ 01/07/2026: thay đổi theo NĐ 254/2026 và TT 91/2026

Văn bản mới và phạm vi áp dụng

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử; Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết, kèm Phụ lục I về ký hiệu và Phụ lục III về các mẫu thông báo, tờ khai. Cả hai áp dụng từ 01/07/2026. Quyết định 1233/QĐ-CT của Cục Thuế quy định thành phần dữ liệu và phương thức truyền nhận hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, thay Quyết định 1306/QĐ-CT.

Hóa đơn lập trước 01/07/2026 mà phát hiện sai sau ngày này được xử lý theo quy định có hiệu lực vào thời điểm lập hóa đơn (Thông tư 91/2026 Điều 24). Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in không còn giá trị sử dụng từ 01/07/2026, phần chưa dùng phải hủy. Biên lai giấy tự in, đặt in còn lại chỉ được dùng trong thời gian chuyển tiếp rồi chuyển sang biên lai điện tử (Nghị định 254/2026 Điều 44).

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP: đối tượng, nội dung, thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn có mã và không có mã, chứng từ điện tử.
• Thông tư 91/2026/TT-BTC: ký hiệu (Phụ lục I), xử lý sai sót (Điều 10), mẫu 04/SS-HĐĐT, 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III).
• Quyết định 1233/QĐ-CT: định dạng XML, phiên bản thông điệp, chữ ký số, mã thuế suất.
• Công văn 4831/CT-CS của Cục Thuế: tổng hợp nội dung mới của Nghị định 254 và Thông tư 91.

Nội dung hóa đơn và thông tin người mua

Nghị định 254/2026 Điều 10 quy định nội dung hóa đơn. Về người mua, hóa đơn ghi mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua. Người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh thì hóa đơn ghi rõ là bán cho người tiêu dùng; hóa đơn như vậy không dùng làm chứng từ chi phí hay quyết toán thuế cho người mua.

Từ 01/07/2025, mã số thuế của cá nhân là số định danh cá nhân (Thông tư 86/2024/TT-BTC). Danh sách khách hàng cá nhân và nhân viên mua hàng thay doanh nghiệp nên được chuẩn hóa sang số căn cước để thông tin trên hóa đơn khớp dữ liệu của cơ quan thuế. Tên người mua là doanh nghiệp nên đúng như đăng ký thuế; sai tên là lỗi thường gặp khi bên mua rà soát hóa đơn đầu vào.

Một số nội dung mới khác: tên hàng hóa, dịch vụ ghi bằng tiếng Việt; hóa đơn bán ô tô, xe máy ghi thêm thông tin xe như số khung, số máy để làm căn cứ lệ phí trước bạ; hóa đơn vận tải đường bộ ghi biển số và tuyến đường trừ một số trường hợp; hộ kinh doanh có nhiều địa điểm ghi tên, mã, địa chỉ của từng địa điểm.

Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn quy định tại Nghị định 254/2026 Điều 9. Nguyên tắc chung vẫn là lập khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ, và lập khi thu tiền trước. Nghị định bổ sung trường hợp nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn khi nhận cọc.

Một số dịch vụ có quy định riêng về thời điểm lập theo kỳ, như quảng cáo số, bảo hiểm, dịch vụ gọi xe bán cho doanh nghiệp. Dịch vụ bán cho người tiêu dùng với số lượng giao dịch lớn (ngân hàng, trung gian thanh toán, thương mại điện tử, bãi đỗ xe, rạp chiếu phim) gửi kèm bảng chi tiết giao dịch theo mẫu 01/TTGD. Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động mà bán hàng vào ban đêm có thời hạn lập hóa đơn riêng.

Kế toán nên kiểm tra định kỳ dãy số hóa đơn theo từng ký hiệu và so ngày lập với ngày giao hàng, ngày xuất kho, ngày ghi nhận doanh thu, để phát hiện hóa đơn lập muộn trước khi khai thuế.

Hóa đơn sai: thông báo 04/SS, điều chỉnh, thay thế

Thông tư 91/2026 Điều 10 khoản 1 chia trường hợp theo loại sai sót. Sai tên, địa chỉ người mua hoặc nội dung khác mà mã số thuế, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa vẫn đúng thì người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách hàng hóa thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn của cùng người mua trong cùng tháng kèm bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu lập sai thì lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn đã gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp thì sửa trên bảng tổng hợp kỳ sau, không gửi 04/SS. Khi cơ quan thuế gửi thông báo rà soát, người bán gửi giải trình kèm số và ngày của thông báo đó.

Thủ tục điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai từ 01/07/2026 theo Thông tư 91/2026 Điều 10; việc có cần văn bản thỏa thuận với người mua hay không nên đối chiếu nguyên văn điều này và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý. Hóa đơn bị thay thế không còn được cộng vào doanh thu hay thuế đầu vào; hóa đơn điều chỉnh làm tăng hoặc giảm số đã khai ở kỳ phát sinh theo hướng dẫn kê khai. Bên mua nên giữ cả chuỗi hóa đơn gốc, điều chỉnh, thay thế để giải trình.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có chữ M ở ký tự thứ tư của ký hiệu (Thông tư 91/2026 Phụ lục I), mã của cơ quan thuế bắt đầu bằng chữ M. Dữ liệu hóa đơn máy tính tiền gửi đến cơ quan thuế cuối mỗi ngày (Nghị định 254/2026 Điều 15). Doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng đã dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn máy tính tiền.

Hộ kinh doanh có doanh thu vượt ngưỡng chọn giữa hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn máy tính tiền. Vì hóa đơn máy tính tiền lập sai chỉ xử lý bằng hóa đơn thay thế, cửa hàng nên rà doanh thu từng ngày, so với tiền mặt và tiền vào tài khoản cùng ngày, để phát hiện sớm hóa đơn lập trùng hoặc lập sai.

Hóa đơn có mã, không có mã và đăng ký sử dụng

Nghị định 254/2026 Điều 6, 12, 13 quy định đối tượng dùng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Danh sách được dùng hóa đơn không có mã bổ sung một số ngành như ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn giao dịch tín chỉ carbon; một số nguồn tổng hợp cho rằng phạm vi chung bị thu hẹp, nên doanh nghiệp đang dùng hóa đơn không mã cần đối chiếu lại điều kiện. Hóa đơn có mã cấp theo từng lần phát sinh bổ sung đối tượng là tổ chức không kinh doanh có phát sinh bán hàng chịu thuế.

Điều 7 mới liệt kê các trường hợp không phải lập hóa đơn, như góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ, cho mượn công cụ để gia công và một số khoản thu nhập tài chính. Khi hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố, Điều 14 cho phép lập hóa đơn trong thời hạn quy định sau khi khắc phục.

Đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026, nộp qua cổng của cơ quan thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Thông tư 91 Điều 7 bổ sung tiêu chí rủi ro, ví dụ địa chỉ trụ sở không có vị trí cụ thể; doanh nghiệp được yêu cầu giải trình trong thời hạn ngắn, nên thông tin đăng ký cần đầy đủ ngay từ đầu.

Ký hiệu, mẫu số và file XML

Phụ lục I Thông tư 91/2026 giữ cấu trúc ký hiệu sáu ký tự (chữ C hoặc K cho hóa đơn có mã hoặc không mã, hai số cuối năm, chữ loại hóa đơn, hai chữ do người bán tự đặt) và bổ sung chữ F ở ký tự thứ tư cho hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế. Mẫu số 6 là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc gửi bán đại lý, mẫu số 7 là hóa đơn thương mại điện tử.

Quyết định 1233/QĐ-CT đưa ra phiên bản thông điệp mới và chuẩn chữ ký số XAdES; chuẩn chữ ký và phiên bản cũ chỉ được nhận trong thời gian chuyển tiếp. Dữ liệu dòng hàng có thêm tính chất hàng hóa đặc trưng (cho ô tô, xe máy) và mã thuế suất mới như không thuộc phạm vi chịu thuế, không tính vào giá tính thuế, cho thuê tài chính. Trên thông báo 04/SS, loại hóa đơn của hóa đơn lập theo Nghị định 254/2026 có mã riêng, khác hóa đơn lập theo quy định cũ.

File XML là hóa đơn gốc; bản PDF hay bản in chỉ là bản thể hiện. Doanh nghiệp nhận hóa đơn đầu vào nên lưu file XML theo năm, tháng, người bán, kiểm tra có chữ ký số và mã của cơ quan thuế, và mở được bằng công cụ đọc theo định dạng của cơ quan thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và biên lai điện tử

Nghị định 254/2026 cũng quy định chứng từ điện tử. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thêm khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học và quốc tịch của người không phải người Việt Nam (Điều 23). Người lao động có hợp đồng lao động đủ thời hạn được cấp một chứng từ cho cả năm; người đã ủy quyền quyết toán cho tổ chức thì không lập chứng từ; một số khoản thu nhập đã khấu trừ tại nguồn như chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền, trúng thưởng không cần lập chứng từ (Điều 24). Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ là 03/TNCN (Thông tư 91/2026 Điều 18).

Tổ chức thu phí, lệ phí gửi dữ liệu biên lai điện tử theo ngày thay cho báo cáo tình hình sử dụng (Điều 29). Tổ chức khấu trừ thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử kết nối, chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (Điều 27).

Thương mại điện tử và ủy quyền lập hóa đơn

Người bán trên nền tảng thương mại điện tử có thể đề nghị chủ nền tảng cung cấp thông tin người mua, chi tiết giao dịch, ngày giao hàng và trạng thái hoàn thành đơn để lập hóa đơn (Nghị định 254/2026 Điều 17, 19). Hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho bên thứ ba là doanh nghiệp, kể cả chủ nền tảng, lập hóa đơn thay; bên được ủy quyền gửi danh sách người ủy quyền cho cơ quan thuế (Thông tư 91/2026 Điều 9).

Doanh nghiệp bán qua sàn nên đối chiếu từng đơn hàng hoàn thành với hóa đơn đã lập, xử lý đơn hoàn, đơn hủy bằng hóa đơn điều chỉnh, và đối chiếu tiền sàn chuyển về với doanh thu đã xuất hóa đơn.

Bên mua nên kiểm tra gì trên hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là căn cứ khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí, nên bên mua cần rà soát định kỳ thay vì chỉ kiểm tra khi quyết toán. Danh sách dưới đây là các điểm hay gặp; kết quả rà soát là dấu hiệu cần xem lại, không phải kết luận về hóa đơn.

• Tên, mã số thuế, địa chỉ bên mua đúng như đăng ký thuế; cá nhân dùng số định danh.
• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã), có chữ ký số, tổng tiền cộng đúng với các dòng hàng.
• Trạng thái mã số thuế người bán tại thời điểm mua hàng.
• Hóa đơn đã bị thay thế, điều chỉnh hoặc khai trùng ở nhiều kỳ.
• Khoản mua từ mức quy định trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế khớp với bảng kê đã khai và sổ chi phí.

Câu hỏi thường gặp